Sådan kan outsourcing af print hjælpe dig til at forstå din virksomhed bedre

Det kan være en god idé at trække på hjælp udefra for at få adgang til banebrydende ekspertise til strategiske projekter, som f.eks. digital transformation, migrering til skyen og udvikling af en holdbar AI-strategi.

Men outsourcing er ikke kun til topprojekter. Valg af den rette samarbejdspartner kan også gøre en stor forskel på mindre opreklamerede, men kritisk vigtige områder som f.eks. print.

Print spiller nemlig fortsat en vigtig rolle i erhvervslivet. Ifølge IDC’s undersøgelse svarer hele 43 procent af de europæiske virksomheder, at papirdokumenter er vigtige for deres forretningsprocesser, mens 28 procent nævner lovkrav om at opbevare papirdokumenter.

Over tre fjerdedele svarer, at de er nødt til at bevare eller øge mængden af print af regnskabs- og økonomidokumenter.

Der er altså mange gode grunde til, at både store og små virksomheder bliver mere opmærksomme på håndteringen af deres printaktiviteter. Eller på at finde en printpartner, der kan håndtere print for dem.  

Ved at henvende sig til en specialist i MPS-løsninger kan de IT-ansvarlige tackle udfordringer som sikkerhed, effektivitet, bæredygtighed og compliance, og det påvirker medarbejdere i hele organisationen. Det giver IT-lederne en metode til at imødegå medarbejdermangel, øge sikkerheden og frigøre interne ressourcer til at fokusere på vigtigere dele af den digitale transformation.

Hvad kan man forvente af en MPS-løsning?

Samtidig er print af dokumenter i søgelyset på grund af den stadig voksende fokus på bæredygtighed. Når print administreres dårligt, går ressourcer som energi, papir, blæk og toner til spilde. Det er en stor udfordring for bæredygtigheden. Men det påvirker også bundlinjen og kan desuden udgøre en risiko på området for sikkerhed og databeskyttelse.

Outsourcing eller assistance fra en printpartner kan løse alle disse problemer. Der har dog ofte manglet fokus på decentrale løsninger, der er i tråd med den nye måde at arbejde på i dagens samfund.

Det kan medføre en lang række nye udfordringer.

Ansvaret for håndtering og indkøb af forbrugsstoffer og udstyr lander ofte lokalt hos personale med begrænset viden. I bedste fald kan det betyde, at forbrugsstoffer og måske også udstyr, indkøbes som småanskaffelser, og at virksomheden dermed ikke får mest mulig værdi for pengene. Endnu mere bekymrende er det, at brugen af hjemmeprintere og manglende kendskab til fortrolighedsprotokoller betyder, at der er risiko for, at data bliver eksponeret. Medarbejderne i de lokale afdelinger kan endda risikere at købe printere af ukendt mærke, der kan udgøre alvorlige sikkerhedsrisici, når de kobles til netværket.

Derfor er tillid afgørende, forklarer Brothers MPS-manager og printekspert, Phil White. ”Det vi mener med MPS-løsninger, særligt for større virksomheder, er, at outsource deres print- og dokumentinfrastruktur til en pålidelig leverandør på tværs af alle kontorer og hjemmearbejdspladser.”

Med en moderne MPS-løsning samles alle udgifter til print og dokumenter samme sted, hvilket gør omkostningerne langt mere synlige og nemmere at overvåge. Men medarbejdernes brug af printressourcer bliver også langt mere synlig og dermed håndterbar, uanset om det handler om at sikre, at de har de rette forbrugsstoffer til den bedste pris, eller om at opfordre dem til at bruge printressourcerne på en bæredygtig måde.

Denne indsigt i medarbejdernes adfærd har også betydning for sikkerheden. Når din MPS-samarbejdspartner har fokus på alle arbejdssteder i stedet for bare hovedkontoret, minimeres risikoen for, at tilfældige, ikke-godkendte printere kobles til netværket. ”Og fordelen ved det er, at man begynder at få mere kontrol, og det gør løsningen langt mere sikker,” siger Phil White.

Det er et indlysende problem for en virksomhed med flere mindre afdelinger eller satellitkontorer, men det gælder i lige så høj grad for lægeklinikker og sundhedscentre, hvor fortrolighed er afgørende, samt for transport- og logistikudbydere og andre decentrale virksomheder.

Og tilliden rækker helt derud, hvor personalet trygt kan printe en recept eller en faktura, fordi de ved, at printeren virker, som og når den skal.

Få en printer og en printpartner, du kan have tillid til

Når man vælger en potentiel samarbejdspartner, er det vigtigt at have en klar idé om, hvad man ønsker at opnå. IT er ikke problemet, siger Phil White. Spørgsmålet er snarere: ”Hvad er det for et forretningsresultat, du ønsker at opnå?”

Han tilføjer: ”Du skal finde en samarbejdspartner, der forstår din virksomhed og de resultater, du forsøger at opnå, både som organisation, som IT-afdeling, økonomiafdeling og operationelt.”

Alle virksomheder er forskellige, og det skal en potentiel leverandør forstå i stedet for blot at levere en færdig skabelon den første dag. Det er vigtigt, siger Phil White, at ”de tager sig tid til virkelig at være rådgivende”.

Ideelt set skal samarbejdspartneren hjælpe dig med at afdække udfordringer, du ikke vidste, du havde, uanset om det er en afdeling, der betaler for meget for forbrugsstoffer, eller en forretningsproces, der forstyrres af ineffektiv infrastruktur. Du skal have en løsning, der er fleksibel nok til at håndtere de resultater, du sigter efter, og alle de forskelligartede udfordringer, din organisation står over for.

I Brothers tilfælde er en MPS-løsning decentraliseret fra starten, og den underliggende administrationsinfrastruktur ligger i skyen. Desuden, forklarer Phil White, anerkender Brother, at forskellige virksomheder har forskellige dokumenthåndteringsbehov og præferencer, så MPS-platformen er agnostisk med hensyn til dokumenthåndteringssoftware.

”Vores rådgivende tilgang handler om at forstå dokumenternes betydning for virksomheden, og hvordan de bedst kan tilpasses virksomhedens mål,” siger han.

Kunderne skal ikke være bange for at søge en MPS-løsning, der er knyttet til de forretningsmål, de ønsker at opnå. Det kan endda være sådan, at servicepartneren får bøder, hvis virksomhedens mål for en løsning ikke nås, hvad enten det handler om at reducere omkostningerne eller printmængden.

De færreste vil nok påstå, at print får pulsen op hos IT-lederne – på samme måde som AI og robotteknologi. Men selv om ”print” måske ikke betragtes som et eksistentielt problem for en virksomhed, kan kundetilfredshed, datasikkerhed og bedre produktivitet godt være det.

Som Phil White forklarer: ”Det er værdien af dokumentet, der er det vigtige.”

Den bedste strategi for outsourcing af printhåndtering starter med en åben dialog og understøttes af langsigtet tillid. Hvis du ønsker en uforpligtende snak om, hvordan Brother og en MPS-løsning kan hjælpe dig med at få mest muligt ud af din printinfrastruktur, kan du læse mere om vores MPS-løsninger her.