Sådan revolutionerer kunstig intelligens hverdagen i forretningslivet

Her i digitaliseringens tidsalder står det klart, at kunstig intelligens (AI) ikke længere kun er en fremtidsudsigt, men i stigende grad påvirker arbejdslivet. AI-baserede værktøjer og løsninger øger effektiviteten betydeligt for aktiviteter som tekstforfatning, oversættelse, layoutdesign og programmering. Inden for kvalitetssikring og overvågning er der også klassiske AI-opgaver som mønster- og fejlgenkendelse. Når virksomheder indfører AI, er det vigtigt, at også teknologiens begrænsninger og de risici, der er forbundet med databeskyttelse og cybersikkerhed, tages i betragtning.

Med AI bliver maskiner i stand til at handle intelligent via algoritmer, der automatisk genkender problemer eller mønstre og forstår sprog. Der findes forskellige former for AI, eksempelvis maskinlæring (ML), dyb læring (DL) og generativ AI:

• ML-algoritmer kan behandle store mængder data og lære af de mønstre, der observeres. Eksempler: Mønstergenkendelse til kvalitetskontrol og autentificeringn
• DL består af komplekse AI-modeller, der kommer tæt på den menneskelige intelligens. Eksempler: AI-algoritmer til robotter eller selvkørende biler
  
• Generative AI-modeller finder og leverer resultater fra en datapulje i henhold til oplyste specifikationer. Eks.: ChatGPT fra OpenAI

Sådan kan AI forenkle en lang række processer

Der findes i dag mange AI-værktøjer på markedet, der løser mange forskellige opgaver. AI-værktøjer letter arbejdsprocesser og overtager medarbejdernes mest tidskrævende opgaver. Som eksempel kan nævnes forenkling af video- og billedredigering samt optimering af tidsstyring via planlægningsværktøjer. Derudover kan overvågnings- og analyseværktøjer udføre kontroller efter foruddefinerede parametre. Herefter fremsendes der regelmæssigt resultater i målgruppespecifikke rapporter til beslutningstagere og/eller servicepersonale. Det betyder, at man altid har et opdateret overblik over relevante processer.

AI-værktøjer kan anvendes til overvågning af sikkerhedsrelaterede parametre eller vigtige KPI’er og automatisk udsende advarsler i tilfælde af foruddefinerede hændelser. Derved advares brugeren om akutte risici og AI kan endda foreslå afhjælpende eller forebyggende foranstaltninger. På den måde bidrager AI-værktøjer til virksomhedens sikkerhed og til optimale produktionsprocesser.

AI-baserede analyseværktøjer hjælper beslutningstagerne med en lang række problemer og kan skræddersyes til specifikke krav. For eksempel kan brugen af printere og alt-i-én-maskiner i virksomhedens netværk analyseres med henblik på at opnå en mere effektiv brug af maskinerne og for at optimere medarbejdernes arbejdsgange. Virksomhedens IT-ansvarlige kan benytte AI-baserede værktøjer til at automatisere mange processer, f.eks. i forbindelse med enhedsstyring og nyansættelser. Nye medarbejdere kan automatisk få tildelt en standard-applikationspakke, computerkapacitet og adgangsrettigheder i henhold til foruddefinerede roller. Maskinerne konfigureres før levering i henhold til brugerprofilen, der automatisk registreres, når vedkommende logger på netværket første gang. Det er med til at reducere arbejdsbyrden i IT-afdelingen.

Derfor benytter flere og flere virksomheder ChatGPT

Chatbotten ChatGPT, der er baseret på generativ AI, er blevet ekstremt populær. Det viser tydeligt, hvor alsidig generativ AI er i dag. Mange virksomheder har allerede indført chatbotten for at forenkle og effektivisere forskellige processer. Chatbotten kan instrueres i at oversætte dokumenter automatisk og på få sekunder. Den kan opsummere e-mail-samtaler lynhurtigt eller transskribere lydfiler fra møder til tekst og sammenfatte det væsentlige. De opgaver, der før tog timer, klarer chatbotten nu på ingen tid.

ChatGPT kan også anvendes som kilde til idéer til præsentationer, koncepter og kampagner. Medarbejderne kan straks få input eller næsten færdige tekster ved at fodre chatbotten med instruktioner. Takket være AI er det ikke længere nødvendigt at samle en gruppe mennesker for at gennemføre en hurtig brainstorming.

For IT-udviklere kan chatbotten generere standardkode eller specifikke værktøjer på få sekunder og dermed gøre arbejdsgangene mere effektive. Den kan også hjælpe supportmedarbejderne i helpdesken. Desuden gør ChatGPT-baserede analyser det muligt at træffe datadrevne og dermed fornuftige IT-beslutninger: ChatGPT kan f.eks. integreres i projektstyringssoftware for at analysere projektdata som f.eks. projektplaner, ressourcetilgængelighed og data fra tilsvarende tidligere projekter. På den måde kan ressourceallokeringen optimeres, og dyre forsinkelser undgås.

På samme måde kan chatbotten også optimere IT-infrastrukturen. Her analyserer AI-værktøjet netværksrelevante data som f.eks. indikatorer for serverydelse, netværkstrafik og brugeradfærdsmønstre og foreslår relevante optimeringer. IT kan f.eks. spare omkostninger via serverkonsolidering eller tilpasse IT-ydelsen til brugernes adfærd ved at omfordele netværksressourcer. Chatbotten kan også anvendes til løbende overvågning af infrastrukturen og give indsigt i potentielle problemer eller uregelmæssigheder i realtid. Det giver mulighed for hurtig, proaktiv handling og øger IT-oppetiden.

Med AI kan opgaver altså udføres meget hurtigere og nemmere end før. AI sparer også ressourcer på mange andre måder.

Sådan kan AI reducere medarbejdernes arbejdsbyrde og øge effektiviteten

Indførelsen af AI kan aflaste medarbejderne på mange måder. AI-analyseværktøjer giver et solidt beslutningsgrundlag og letter dermed arbejdet for dem, der er ansvarlige for at implementere strategier. På det grundlag kan de IT-ansvarlige planlægge IT-projekter med større processikkerhed, håndtere infrastrukturen mere effektivt og forbedre designet af nye maskiner, så de opfylder relevante krav.

En stor fordel ved AI er den sparede tid.  Medarbejderne sparer værdifuld arbejdstid, fordi AI udfører ellers tidskrævende og komplekse dataanalyser og aktiviteter efter behov eller automatisk i løbet af få sekunder. AI kan også anvendes til at skabe nye redskaber til brugerne hurtigere og nemmere end før og dermed gøre deres arbejde mere effektivt. Det sparer også tid.

I lyset af den aktuelle mangel på kvalificeret arbejdskraft gør indførelsen af AI det muligt at øge arbejdsbyrden uden at overbelaste medarbejderne. Det gælder ikke kun i IT-branchen, hvor manglen på kvalificeret arbejdskraft er meget stor.

Brugen af AI gør også nogle job mere attraktive. Det skyldes, at kedelige rutineopgaver, der ofte kræver en høj grad af opmærksomhed, nu håndteres af AI. Det giver mere tid til de spændende og kreative opgaver. Desuden udnyttes potentialet i ChatGPT mest effektivt, når AI kombineres med menneskelig intuition og kreativitet. Det kan føre til endnu mere innovative løsninger overalt i virksomheden. Medarbejderne skal dog have den fornødne træning, så de kan tilpasse sig den nye virkelighed.

Hvilke risici og begrænsninger skal man være opmærksom på, når man indfører AI?

Når man som virksomhed indfører AI, skal man være opmærksom på de risici og begrænsninger, der er forbundet hermed. AI-værktøjer som ChatGPT findes normalt i skyen, og det gør databeskyttelse og datasikkerhed til en topprioritet. Nogle virksomheder bruger f.eks. deres egen version af ChatGPT, der kun anvendes inden for virksomhedens fire vægge. Men også her bør personlige data sorteres fra på forhånd.

Desuden kan hackere bruge AI til automatiserede angreb, så det er nødvendigt at bruge AI-understøttede forsvarssystemer. AI er altså på samme tid en sikkerhedsrisiko og en vigtig komponent i beskyttelsesforanstaltninger.

Derudover er det vigtigt at huske, at resultaterne ikke er bedre end den anvendte datapulje. ChatGPT-datapuljen indeholder ikke alle de seneste udviklinger, og indhold på internettet giver et forvrænget billede af menneskeheden. Formuleringer som ”i stil med” sikrer, at man ikke krænker nogens ophavsret. Som bruger bør man altid kontrollere det indhold, der skabes af generative AI-værktøjer, og redigere det efterfølgende.

På trods af disse forbehold står én ting klart: De IT-ansvarlige bør helt sikkert sætte indførelse af AI på dagsordenen. For at sikre, at det sker på den mest hensigtsmæssige måde, bør AI integreres i virksomhedens strategi og sikkerhedskoncept. Det er vigtigt, at virksomhederne holder trit med den teknologiske udvikling og dermed undgår ukontrolleret og ubeskyttet brug af de populære AI-værktøjer.

Sådan kan AI effektivisere processer inden for printteknologi

AI har også fundet vej til området for printteknologi. AI kan overvåge brugen af maskinen på netværksniveau i realtid og advare IT-medarbejderne om eventuelle tekniske problemer på et tidligt tidspunkt og dermed forhindre nedbrud.

Kunstig intelligens hjælper også IT-folk med nemmere at identificere ændringer i adfærd i forhold til printkrav. Det gør det muligt at tilpasse det eksisterende print-setup mere effektivt til de aktuelle forhold. De indsamlede data viser for eksempel, om maskinernes funktioner udnyttes optimalt, og om andet udstyr eller en anden placering kunne være mere omkostningseffektiv eller brugervenlig. Det er især attraktivt for virksomheder, der kører med fleksible arbejdsordninger.

Virksomheder, der bruger AI-understøttede MPS-løsninger (Managed Print Services) har et printstyringssystem, der forenkler vedligeholdelsen af det eksisterende setup. Det gør det muligt hurtigere at identificere og udbedre fejl. Desuden genkender maskinen automatisk, når forbrugsstoffer som blækpatroner eller tonere er ved at løbe tør, og kan derefter selv genbestille dem. Det betyder, at maskinerne kører uden afbrydelser og uden den store indsats. Det reducerer arbejdsbyrden for brugere og servicepersonale betydeligt.

Derfor bør man have en strategisk tilgang til at indføre AI

AI og automatisering har længe været en del af hverdagen, og området fortsætter med at vokse i takt med den stigende digitalisering. I bund og grund er det værktøjer, der skal tilpasses foruddefinerede formål og indføres på en bestemt måde. Det kræver derfor en strategisk plan at indføre AI. Samarbejde med eksterne serviceudbydere med AI-ekspertise giver mening for at sikre, at AI udvikles og implementeres på en måde, der lever op til kravene.

Se vores MPS-løsninger.